بسیاری از متخصصان کسب‌وکار، اتاق کنفرانس را به‌عنوان محلی برای خلق ایده‌ها، به‌اشتراک‌گذاری و پرورش آن‌ها می‌دانند. با توجه به اهمیت این موضوع، رفته‌رفته اصولی نیز برای طراحی و چیدمان بهینه این فضا توسط متخصصان طراحی داخلی تدوین شده است. در حقیقت طراحی اتاق کنفرانس، امروزه شاخه‌ای تخصصی در طراحی داخلی محیط‌های تجاری و اداری محسوب می‌شود؛ تخصصی که در آن، مواردی بسیار فراتر از میز و صندلی مناسب مورد بحث و بررسی و اجرا قرار می‌گیرند.
در این مقاله قصد داریم راهنمایی جامع برای طراحی و دکوراسیون اتاق کنفرانس ارائه کنیم. برای این منظور ابتدا تعریفی از این فضا ارائه می‌کنیم و پس از آن 9 گام یا اصل طراحی اتاق کنفرانس را شرح خواهیم داد. چه یک متخصص طراحی داخلی هستید و چه قصد ساخت اتاق کنفرانس کسب‌وکار خودتان را دارید با ما همراه شوید تا در پایان، مبنایی برای طراحی حرفه‌ای این فضا در دست داشته باشید.

اتاق کنفرانس چیست و چه کاربردهایی دارد؟

سالن کنفرانس فضایی مجزا در محیط‌های تجاری و اداری امروزی با اهداف زیر است:
🔹 برگزاری جلسات گروهی با همکاران
🔹 برگزاری جلسات با شرکت‌های دیگر و حتی مشتریان
🔹 برگزاری دوره‌های آموزشی و کارگاه‌ها
🔹 به اشتراک‌گذری ایده‌ها و ارائه کنفرانس از سوی اعضا
🔹 ارائه گزارش مدیریت یا بخش‌های مختلف کسب‌وکار به دیگر اعضا یا مشتریان
با توجه به این اهداف، اتاق جلسات معمولا بزرگترین یا حداقل یکی از بزرگترین بخش‌ها در محیط کسب‌وکارهای امروزی است. هر چند که بسته به اندازه کسب‌وکار و جمعیت آن، ابعاد این اتاق نیز می‌تواند کوچک نیز باشد. اهمیت رعایت برخی اصول در طراحی اتاق کنفرانس نیز از این جهت است که این فضا باید محیطی حرفه‌ای باشد و به تمرکز افراد برای برقراری ارتباط با یکدیگر، ارائه ایده‌ها، طوفان فکری و تصمیم‌گیری‌ها کمک کند. از دیگر مشخصه‌های یک اتاق کنفرانس، تجهیزات ثابت آن مانند میزهای بزرگ کنفرانس، صندلی‌ها، ویدیو پروژکتور، نمایشگر، میکروفون‌ها و وایت‌برد هستند. 

تفاوت اتاق کنفرانس و اتاق جلسات

از نظر کارکردی، اتاق کنفرانس، شباهت‌هایی با اتاق جلسات دارد. دو عبارت طراحی اتاق کنفرانس و طراحی اتاق جلسه نیز معمولا به جای یکدیگر به‌کار می‌روند. بااین‌حال، بین این دو تفاوت‌های ظریفی ازجمله موارد زیر وجود دارد:
🔹 اتاق جلسات معمولا کوچکتر است.
🔹  اتاق جلسات بیشتر برای جلسات داخلی استفاده می‌شود.
🔹 طراحی داخلی اتاق جلسه می‌تواند کمی غیررسمی‌تر و صمیمانه‌تر باشد.
🔹 تجهیزات اتاق جلسات کمتر بوده و محدودیت‌های کمتری در طراحی آن وجود دارد.
در شرکت‌های حرفه‌ای این دو اتاق تفکیک می‌شوند اما در بسیاری مواقع نیز یک اتاق برای هر دو منظور مورد استفاده قرار می‌گیرد. 
در ادامه به شرح 9 گام طراحی حرفه‌ای اتاق کنفرانس می‌پردازیم. برخی از آن‌ها در طراحی اتاق جلسه نیز کاربرد دارند.

مقاله بسیار کاربردی : تجهیزات اتاق کنفرانس

تعیین محل ساخت اتاق کنفرانس

پیش از طراحی اتاق کنفرانس لازم است محل ساخت آن را در فضای داخلی کسب‌وکار را به‌درستی انتخاب نمایید. در ابتدای کار باید به دسترس‌پذیری آسان این فضا توجه کرد، به‌گونه‌ای شرکت‌کنندگان در جلسات بتوانند به‌آسانی از طریق راهروها، آسانسور و اتاق‌های کار خود به آن وارد شوند. 
از طرف دیگر با هدف به حداکثر رساندن آرامش جلسات باید از ساخت اتاق کنفرانس در نزدیکی محل‌های شلوغ و پررفت‌وآمد مانند رستوران، آسانسور، سرویس‌های بهداشتی، آشپزخانه، آبدارخانه، پارکینگ و فضاهای بیرونی خودداری کرد. بسیاری از کارشناسان، بهترین محل برای اتاق کنفرانس را طبقات مدیریتی و حتی در نزدیکی اتاق مدیرعامل می‌دانند.

انتخاب سبک چیدمان سالن کنفرانس و اتاق جلسات

دومین مرحله طراحی حرفه‌ای سالنکنفرانس، انتخاب سبک چیدمان آن است. این موضوع، تاثیری مستقیم بر کیفیت و نحوه تعامل افراد حاضر در جلسات دارد. در ادامه، 6 سبک مهم در چیدمان اتاق کنفرانس را معرفی می‌کنیم.

🔵  طراحی فضای جلسات به سبک هیئت مدیره

سبک چیدمان هیئت‌مدیره هم برای طراحی داخلی اتاق جلسه و هم در دکوراسیون اتاق کنفرانس استفاده می‌شود. در این سبک، افراد، دور یک میز بزرگ یا چند میز به‌هم‌پیوسته با عرض کافی نشسته و رودررو با یکدیگر گفتگو می‌کنند. این سبک برای جلسات شامل مشارکت‌کنندگان آنلاین چندان مناسب نیست.

 🔵 چیدمان اتاق کنفرانس به شکل U

چیدمان U شکل، یکی از بهترین گزینه‌ها برای برگزاری جلسات آموزشی، کارگاه‌ها و ارائه گزارش در سالن کنفرانس است. در این سبک، میزها به‌گونه‌ای کنار هم قرار می‌گیرند که حرف U تشکیل شود. ارائه‌دهنده یا سخنران نیز در راس U قرار می‌گیرد.

🔵 طراحی سالن کنفرانس با چیدمان کلاس درس

اگر تعداد مشارکت‌کنندگان زیاد باشد، می‌توان از چیدمان کلاس درس برای آرایش میزها و صندلی‌های اتاق کنفرانس استفاده کرد. در این روش، میزها و صندلی‌ها در ردیف‌های موازی مانند کلاس‌های درس قرار می‌گیرند. این چیدمان برای سمینارها، جلسات آموزشی طولانی و سخن‌رانی‌ها بهترین کارکرد را دارد.

🔵 چیدمان تئاتری اتاق کنفرانس

در این شیوه دکوراسیون سالن کنفرانس، صندلی مشارکت‌کنندگان حول یک فضای مرکزی یا مشرف به آن چیده می‌شود. بهتر است ارتفاع محل قرارگیری سخنران نیز باید پایین‌تر باشد تا حضار دید کافی داشته باشند. این سبک نیز برای جلسات بزرگ مناسب است.

🔵 چیدمان مربعی یا دایره ای اتاق کنفرانس

یکی از سبک‌های مهم برای طراحی اتاق کنفرانس مدرن، سبک مربعی یا دایره‌ای است. در این روش، میزها و صندلی‌ها به‌صورتی چیده می‌شوند که یک دایره یا مربع را تشکیل دهند. در مرکز این چیدمان نیز سخنران قرار می‌گیرد.

🔵 دکوراسیون اتاق کنفرانس به سبک هادل

سبک هادل (Huddle)‌ نیز یکی از مدرن‌ترین و خلاقانه‌ترین سبک‌ها برای طراحی اتاق کنفرانس کوچک است. این چیدمان، شامل یک میز کوچک و چند صندلی بوده و برای برگزاری جلسات فوری، گزینه‌ای مناسب محسوب می‌شود. یک طرف میز نیز معمولا به مشارکت‌کنندگان آنلاین یا صفحه‌نمایش اختصاص می‌یابد.

انتخاب تجهیزات لازم برای دکوراسیون اتاق کنفرانس

تجهیزات سالن کنفرانس، بسته به نوع استفاده از اتاق می‌توانند متفاوت باشند. بااین‌حال در تقریبا همه سبک‌های طراحی اتاق جلسات، تجهیزات زیر ضروری هستند:
•  میز و صندلی کنفرانس
•  میکروفون‌ها
•  تجهیزات ویدیو کنفرانس
•  تخته وایت‌برد یا اسمارت بورد دیجیتال
•  اسپیکرها
•  پخش‌کننده‌های صوتی و تصویری
•  دوربین
•  کلید و پریز
•  رابط‌های USB، کابل‌های اتصال مختلف مانند HDMI، شارژر بی‌سیم و دیگر تجهیزات الکترونیک
•  کمد و فایل
•  پرده
•  تجهیزات نورپردازی
•  سیستم تهویه
•  المان‌های تزئینی

علاوه بر این‌ها، باید نرم‌افزارهای برگزاری ویدیو کنفرانس و کلاس‌های آنلاین را نیز به‌عنوان ملزومات نرم‌افزاری یک اتاق کنفرانس به حساب آورد. چرا که با توجه به قابلیت‌های این تجهیزات، آن‌ها می‌توانند به طراحی اتاق کنفرانس مدولار نیز کمک می‌کنند.

استفاده از تکنولوژی در یک اتاق کنفرانس مدرن

به‌خصوص اگر قصد طراحی کنفرانس مدرن را دارید، لزوم استفاده از فناوری‌های مدرن بیشتر می‌شود. در دنیای امروز نمی‌توان جلسه‌ای کاری را متصور شد که در آن برخی اعضا به‌صورت آنلاین حضور ندارند. همچنین برخی جلسات برای کسب‌وکارها اهمیت استراتژیک داشته و باید با کیفیت بالا ضبط شوند. از سوی دیگر، شیوه ارائه مطالب در سمینارها و سخنرانی‌ها، امروزه به‌صورت دیجیتال درآمده و کارآمدتر شده است. در برخی اتاق‌ها حتی برای هر شرکت‌کننده یک صفحه‌نمایش کوچک نیز در نظر گرفته می‌شود.
به‌منظور تحقق اهداف بالا و با توجه به معیارهایی نظیر تعداد نفرات و اهداف جلسه، باید تجهیزات دیجیتال خود را خریداری نمایید. یکی از مهم‌ترین این تجهیزات به‌خصوص برای جلسات مدرن و کسب‌وکارهای حرفه‌ای نمایشگر یا ویدیو وال است. این محصول جلسات شما را جذاب‌تر، ارائه‌ها را آسان‌تر و بازدهی کنفرانس را بیشتر می‌کند. در میان آنها نیز ویدیو وال‌های LED‌ امروزی نسبت به ویدیو وال‌های تاچ اسکرین یا پروژکتورهای قدیمی‌تر، از مزایایی نظیر ابعاد نامحدود، مصرف انرژی پایین، رنگ‌های شارپ‌تر و زاویه دید وسیع‌تر برخوردار هستند.

آشنایی بیشتر با ویدئو وال

انتخاب متریال مناسب در طراحی سالن کنفرانس و اتاق جلسات

شاید بتوان دیگر بخش‌های یک فضای کاری را با متریال‌هایی یکسان ساخت و طراحی کرد اما این موضوع در مورد طراحی اتاق جلسه یا کنفرانس متفاوت است. از مهم‌ترین ویژگی‌های کیفی مصالح به‌کاررفته برای ساخت این فضاها موارد زیر هستند:
• زیبایی بصری و هماهنگی با شخصیت برند، فضای جلسات و فرهنگ سازمانی
• دارای خواص آکوستیکی و جلوگیری از نویز و پژواک
• برخورداری از اصول ارگونومی به‌ویژه در مورد میزها، صندلی‌ها و تجهیزات الکترونیک
• کمک به حفظ دمای مناسب در اتاق
• مقاوم در برابر حریق
• مقاومت در برابر فشار و ضربه به‌خصوص در مورد کف‌پوش‌ها
•  قابلیت شستشو و نظافت آسان
• دارای پولیش مات به‌جای براق به‌منظور جلوگیری از انعکاس نور و بر هم خوردن تمرکز حاضرین

اجرای اصول آکوستیک در ساخت اتاق کنفرانس

از مهم‌ترین اصول طراحی حرفه‌ای اتاق کنفرانس، توجه به علم آکوستیک و راه‌کارهای آن برای کاهش نویز و پژواک و افزایش کیفیت صوت در فضاست. برای این منظور باید از متخصصین حوزه مهندسی صدا کمک بگیرید. آنها به شما در تعیین محل مناسب برای سخنران، اسپیکرها و میکروفون‌ها کمک می‌کنند. به‌منظور طراحی اتاق کنفرانس مدرن، استفاده از تجهیزات صوتی و آکوستیکی دیجیتال پیشرفته نیز اجتناب ناپذیر است.
از اصول اولیه علم آکوستیک برای طراحی داخلی اتاق جلسه یا کنفرانس استفاده از پرده‌های ضخیم، موکت یا لمینت برای کف، دیوارپوش‌های نرم و پنل‌های آکوستیک سقفی هستند. همچنین انواع پنل‌ها و باکس‌ها با اشکال متنوع، می‌توانند به‌عنوان جاذب یا بازتاب هدفمند صوت در جهت‌های مشخص به‌کار بروند.

پیشنهاد نویسنده: هوشمند سازی اتاق جلسات

انتخاب رنگ ها در طراحی فضای کنفرانس

یکی از اصول مهمی که شما را در طراحی یک اتاق جلسات شیک و مدرن یاری می‌کند، انتخاب رنگ‌های مناسب است. رنگ‌های به‌کاررفته در اتاق کنفرانس نباید مانع از تمرکز سخنران و شرکت‌کنندگان شوند. از سوی دیگر آنها باید با هویت بصری شرکت شما هماهنگی داشته باشند.
به‌طورکلی، توصیه می‌شود که در دکوراسیون اتاق کنفرانس از رنگ‌های سرد و خنثی به‌جای رنگ‌های گرم و تند برای افزایش تمرکز و القای حس آرامش به حاضرین استفاده کنید. همچنین استفاده از رنگ‌های روشن در طراحی اتاق کنفرانس کوچک، می‌تواند به جلوگیری از خستگی ذهنی افراد کمک کند. درنهایت، ضمن توجه به هارمونی رنگی از تنوع بیش از حد در رنگ‌های اتاق کنفرانس دوری کنید.

نورپردازی استاندارد در طراحی اتاق کنفرانس

نتیجه توجه به اصول نورپردازی در طراحی دکوراسیون اتاق کنفرانس، بهبود تمرکز و جلوگیری از خستگی افراد است. برای این منظور باید از هر سه نوع نور عمومی، متمرکز و تاکیدی کمک گرفت. استفاده از نور طبیعی در طراحی داخلی اتاق جلسه هم به شرطی که به آکوستیک اتاق آسیب نزند، می‌تواند فضا را دلنشین‌تر و مطبوع‌تر کند. 
نور عمومی که امروزه معمولا از پنل‌های LED تامین می‌شود، نور اصلی شما است که باید به اندازه کافی و متناسب با ابعاد فضا و رنگ‌های‌تان باشد. در کنار آن برای هر نفر یا هر میز هم باید از نور متمرکز چراغ‌های رومیزی یا نورهای نقطه‌ای سقفی استفاده کنید. از نورهای تاکیدی هم برای جلوه بهتر لوگو، نام برند، بنرها یا المان‌های بصری زیبا می‌توان بهره برد. به‌منظور تنظیم هوشمندانه و بهینه نور نیز استفاده از سیستم‌های نور قابل تنظیم یا دیمر می‌تواند تصمیم خوبی باشد.

اجرای تهویه استاندارد در اتاق کنفرانس

در نهایت برای طراحی حرفه‌ای اتاق کنفرانس، لازم است سیستم تهویه مناسب را نیز به‌کار بگیرید. با توجه به محدودیت‌های آکوستیکی و عدم امکان ایجاد جریان هوای طبیعی به‌خصوص در سالن کنفرانس، لازم است از تجهیزاتی مانند سیستم‌های تهویه مطبوع قوی استفاده کنید. نصب سیستم‌های تنظیم دمای خودکار و رطوبت نیز به‌ویژه در طراحی اتاق کنفرانس کوچک می‌توانند مفید واقع شوند. راهکار مهم دیگر نیز نصب دستگاه‌های اکسیژن‌ساز است. این دستگاه می‌تواند به‌خوبی از کاهش اکسیژن هوا و خواب‌آلودگی حضار جلوگیری کند.

مقاله پیشنهاد نویسنده : اتاق مانیتورینگ چیست 

سخن آخر؛ سفارشی سازی اتاق کنفرانس

در پایان این مقاله باید به اهمیت سفارشی‌سازی در فرآیند طراحی اتاق جلسه یا کنفرانس اشاره کنیم. ابعاد و شکل منحصربه‌فرد هر فضا، فرهنگ سازمانی، نوع روابط حضار با یکدیگر، زمینه فعالیت شرکت و حتی سلایق شخصی برگزارکنندگان همگی می‌توانند جایی در این فرآیند داشته باشند. 
برای هر چه منحصربه‌فردتر کردن اتاق کنفرانس یا جلسه می‌توان از المان‌هایی خاص مانند آثار هنری استفاده کرد. راهکار دیگر، نمایش برند یا شعارهای کسب‌وکار در بخش‌های مختلف است. به کمک مشاوران طراحی دکوراسیون اتاق کنفرانس، جستجو در اینترنت و نیز با مشورت با کارمندان و اعضای سازمان خود می‌توانید این فضا را تا جای ممکن مختص کسب‌وکار خود نمایید.